Thuiswerken blijft de norm - Deel 2

Door de coronacrisis was thuiswerken voor veel werkgevers en werknemers van de ene op de andere dag een voldongen feit. Nu thuiswerken voorlopig de norm blijft, is het tijd om het beleid te formaliseren of aan te passen. 

Thuiswerken vraagt aandacht. Op het gebied van ergonomie, vitaliteit, productiviteit en de werk-privé balans zijn thuiswerkende werknemers kwetsbaar. Het is belangrijk dat werknemers weten wat hierin van hen wordt verwacht (verantwoordelijkheid/eigen regie/zelfzorg), welke regelruimte zij hebben en welke mogelijkheden de organisatie te bieden heeft. Het maken van een thuiswerkbeleid kan voor zowel werkgever als werknemer duidelijkheid hierover geven.

Wat komt er kijken bij thuiswerkbeleid?

Voor wie de regels en afspraken voor thuiswerken vast wil leggen, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Inventarisatie thuiswerkbeleid: wie kan er thuiswerken?
• Relevante wetgeving
• Bereikbaarheid
• Cyberveiligheid
• Thuiswerkvergoeding

Wie kan er thuiswerken?

Het is belangrijk om vooraf een inventarisatie te maken. Welke functies zijn geschikt voor thuiswerken en zijn daar technische aanpassingen voor nodig? Is het noodzakelijk dat een deel van de mensen toch naar kantoor komt, bijvoorbeeld voor het ontvangen van bezoekers, leveranciers of klanten? Leg dit duidelijk vast, zodat er geen misverstanden ontstaan.

Relevante wetgeving

In deze tijd moet de werkgever zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden voor zijn werknemers. Dat is in de wet vastgelegd als zorgplicht. 

De zorgplicht van de werkgever is gebaseerd op de Arbowet (artikel 3) en het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:658). In het Arbobesluit zijn regels opgenomen voor ‘plaats onafhankelijke arbeid’ (artikelen 1.43 tot en met 1.53). Thuiswerken valt hier ook onder. Bepalingen over de eisen aan beeldschermarbeid zijn opgenomen in het Arbobesluit (artikelen 5.4 en 5.7 tot en met 5.12) en in de Arboregeling (artikelen 5.1 tot en met 5.3).

Naast dat de werkgever de zorgplicht heeft, is de werknemer ook verantwoordelijk voor het thuiswerken. De werkgever kan niet zomaar raden welke problemen zijn werknemer ervaart. Het is van belang dat de werknemer hier een proactieve rol inneemt. Daarnaast is de werknemer zelf verantwoordelijk voor het goed letten op zijn fysieke en mentale gezondheid: het zorgen voor een goede afwisseling in taken, het nemen van pauzes en voldoende bewegen ondanks het thuiswerken.

De mate waarin de werkgever invulling kan geven aan deze wetten en regels, is afhankelijk van wat redelijkerwijs gevergd kan worden. Het kan zo zijn dat het door omstandigheden niet redelijk is om dit van de werkgever te verwachten. 

Bereikbaarheid

Wie thuiswerkt, houdt er wellicht andere werktijden op na dan op kantoor. Spreek vooraf af wanneer werknemers bereikbaar moeten zijn voor collega’s, vergaderingen en relaties.

Cyberveiligheid

Werknemers maken vaak gebruik van minimaal beveiligde netwerken, waar ook nog eens meerdere mensen in één huishouden mee werken. Uit onderzoek van het ministerie van Economische Zaken blijkt dat thuiswerken een potentieel zwakke plek is voor bedrijven. Maak daarom duidelijk wat je de eisen zijn voor het beveiligen van bijvoorbeeld routers en modems.

Thuiswerkvergoeding

Thuiswerken kost een werknemer geld: computers gebruiken stroom, de verwarming staat aan, koffie en thee komen voor eigen rekening en de wc wordt vaker doorgetrokken. Wie werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding wil geven, is in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Jaarlijks mag je 1,7 procent van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen.

Bronnen: onder andere PWnet.nl en HR in Praktijk